Projeksiyon perdesi proforma fatura, kurumsal onay için sekiz kalemi tek sayfada taşımak zorundadır: satıcı ve alıcı unvanı, model kodu, kumaş ölçüsü, inç köşegen karşılığı, en-boy oranı, adet, garanti süresi ve teslim süresi. Bu kalemlerden biri eksik kaldığında belge satın alma veya muhasebe biriminden geri döner ve onay süreci baştan başlar. Peak kataloğundaki perde modellerinin tamamı model kodu ve santimetre ölçüsüyle tanımlı olduğu için ürün satırı tek satıra sığacak netlikte yazılabilir: G120 265×150 cm, 120 inç, 16:9 gibi.
Proforma fatura nedir, teklif yazısından farkı nedir?
Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce düzenlenen ve mali kayda girmeyen bir ön belgedir. Resmi fatura gibi muhasebeleştirilmez; tek görevi, alıcı kurumun onay mekanizmasına ürünün ne olduğunu ve hangi koşullarla teslim edileceğini kanıtlamaktır.
Serbest biçimli bir teklif e-postası ile proforma arasındaki temel fark belge niteliğidir. Proformanın üzerinde tarih, belge numarası, satıcı unvanı, iletişim bilgisi ve kaşe-imza alanı bulunur. Okul, belediye, hastane ve özel şirket satın alma birimleri harcama onayını çoğunlukla bu belgeye dayandırır; e-posta gövdesindeki serbest metni onay dosyasına koyamazlar.
Bu nedenle proforma hazırlanırken amaç ürünü övmek değil, tanımlamaktır. Teknik tanım ne kadar kapalı yazılırsa onay o kadar gecikir. Bir toplantı odası projeksiyon perdesi talebinde "120 inç perde" ifadesi tek başına yetersizdir; aynı inç değeri farklı en-boy oranlarında farklı duvar genişliği ister.
Projeksiyon perdesi proforma fatura ürün satırı nasıl yazılır?
Ürün satırı üç bileşenden oluşur: model kodu, santimetre ölçüsü ve inç köşegen. Üçü birlikte yazıldığında ürün tartışmasız biçimde tekilleşir. Örneğin G106 234×132 cm ve 106 inç olarak kayda geçer; G136 ise 300×169 cm ve 136 inç olarak. Bu iki model de 16:9 oranındadır, ancak kumaş genişlikleri arasında 66 santimetre fark vardır.
Aynı kataloğun 4:3 modellerinde mantık değişmez. M120 244×183 cm ölçüsüyle 120 inç köşegen verir; M200 ise 400×300 cm ölçüsünde 197 inçtir. Yani proformada yalnızca "120 inç" yazmak, 265×150 cm bir 16:9 modeli ile 244×183 cm bir 4:3 modeli arasındaki ayrımı yok eder. Duvarda 265 santimetre boşluk yoksa onaylanan ürün yerine takılamaz.
Ürün satırının sonunda kategori adının da bulunması işi kolaylaştırır. Gergili perdeler kategorisindeki bir modelin proformada "motorlu gergili" olarak geçmesi, teknik birime ürünün hangi mekanizmayla çalıştığını doğrudan söyler ve aynı inç değerindeki tripod ya da storlu bir modelle karışmasını önler.
Ölçü neden hem santimetre hem inç olarak yazılmalı?
Santimetre ölçüsü montaj kararını, inç köşegen ise şartname karşılaştırmasını yönetir. Kurum şartnameleri çoğunlukla inç üzerinden yazılır, duvar ölçümü ise her zaman santimetre ile yapılır. İki birim aynı satırda yer almazsa iki birim arasında dönüştürme hatası çıkar.
İyi hazırlanmış bir projeksiyon perdesi proforma fatura bu iki birimi yan yana taşır ve dönüştürmeyi okuyucuya bırakmaz. Kataloğun doğrulanmış karşılıkları bu riski ortadan kaldırır: 234×132 cm 106 inç, 300×169 cm 136 inç, 400×300 cm ise 197 inç olarak geçer. Bu değerler tahminle değil ürün verisiyle yazılır. Proformaya yaklaşık bir inç değeri girmek, teslimden sonra "şartnamede 200 inç yazıyordu" türünden bir itirazın kapısını açar.
Oran bilgisi de bu satırın ayrılmaz parçasıdır. Katalogda 16:9, 4:3, 1:1 ve 6:5 oranında modeller bulunur; 200×200 cm T100 ile 220×124 cm G100 aynı 100 inç köşegeni paylaşsa bile biri kare, diğeri geniş bir alan kaplar. Oranı yazmayan bir proforma, ölçüyü doğru yazsa bile hangi yüzeyin onaylandığını tam anlatmaz.
Garanti ve teslim maddeleri proformada nasıl geçer?
Garanti satırı tek bir cümleyle yazılır: ürün 5 yıl garanti kapsamındadır. Bu süre dışında ek bir kapsam, muafiyet ya da uzatma iddiası proformaya yazılmamalıdır; yazıldığında belge ile fiili garanti kaydı arasında çelişki doğar.
Teslim maddesi iki bilgi ister: teslim süresi ve teslim adresi. Türkiye genelinde kargo ile gönderim yapıldığından, adres satırının bina ve kat bilgisini de içermesi gerekir. Burada kritik bir ayrım vardır: yerinde montaj hizmeti verilmemektedir. Perde kargoyla teslim edilir, kurulum ve ölçü soruları ise 0212 320 20 17 numarası üzerinden telefonla desteklenir. Proformaya montaj kalemi yazılmaması, kurumun kendi teknik ekibini baştan planlamasını sağlar.
Adet, teslim adresi ve ödeme yöntemi satırı
Adet satırı oda sayısıyla birebir eşleşmelidir. Üç sınıf için üç adet S70 180×180 cm yazıldığında, teslimde eksik çıkan bir adet tartışma konusu olmaz. Tek kalemde farklı ölçüler varsa her ölçü ayrı satır olarak girilir; "3 adet muhtelif ölçü" ifadesi onay birimini tıkar.
Ödeme yöntemi satırında kredi kartı ve havale seçeneklerinin ikisinin de yazılması, kurumun kendi usulüne uygun olanı seçmesini sağlar. Kamu kurumlarının çoğu havale ile çalışır, özel şirketlerde kurumsal kart kullanımı yaygındır. Belgenin geçerlilik süresi de ayrı bir satırdır; süresi yazılmayan proforma aylar sonra geri geldiğinde ürün ölçüleri aynı kalsa bile belge yenilenmek zorunda kalır.
Proforma kalem kontrol tablosu
Aşağıdaki tablo, girişte sayılan sekiz kalemden ürün ve teslim tarafına ait yedisini sıralar; satıcı ve alıcı unvanı belgenin başlık bloğunda yer aldığı için ayrı satır olarak tekrarlanmaz.
| Proforma kalemi | Nasıl yazılır | Eksik kalırsa ne olur |
|---|---|---|
| Model kodu | G120, M120, S100 gibi katalog kodu | Hangi ürünün onaylandığı belirsiz kalır |
| Kumaş ölçüsü | 265×150 cm biçiminde genişlik × yükseklik | Duvar uygunluğu doğrulanamaz |
| İnç köşegen | 120 inç | Şartname ile karşılaştırma yapılamaz |
| En-boy oranı | 16:9, 4:3, 1:1 veya 6:5 | Görüntünün kumaşı taşma riski görülmez |
| Adet | Oda ya da sınıf sayısıyla eşleşen rakam | Kısmi teslim tartışması çıkar |
| Garanti süresi | 5 yıl garanti | Onay sonrası kapsam yeniden sorulur |
| Teslim süresi ve adres | Gün cinsinden süre, bina ve kat bilgisi | Kargo yönlendirmesi ve takvim bağlanamaz |
Tablodaki model kodu satırı belgenin omurgasıdır; kod olmadan diğer tüm satırlar yorum haline gelir. Kumaş ölçüsü satırı doğrudan duvarı ilgilendirir, çünkü 265×150 cm bir kumaş 250 santimetrelik bir duvara hiçbir ayarla sığmaz. İnç köşegen satırı kurumun şartname metniyle eşleşmeyi sağlar ve doğrudan temin dosyasında aranan ilk veridir. En-boy oranı satırı ise projektörün çıktısıyla kumaş alanının uyumunu gösterir; 1:1 bir T100 ile 16:9 bir G100 aynı 100 inç değerini paylaşsalar bile aynı görüntü alanını vermez.
Adet satırı teslim tutanağının karşılaştırma referansıdır ve eksik teslimde ilk bakılan yerdir. Garanti süresi satırı 5 yıl garanti ifadesiyle sabitlendiğinde onay biriminin ek yazı talep etmesi gerekmez. Teslim süresi ve adres satırı ise takvimi kurar: adres eksikse kargo yönlendirmesi gecikir, süre eksikse kurumun kendi kurulum planı boşlukta kalır.
Proformada en sık yapılan üç hata
- Sadece inç yazmak: "100 inç perde" ifadesi kataloğun içinde birden fazla ölçüye denk gelir; 203×152 cm F100, 200×200 cm T100 ve 220×124 cm G100 aynı inç değerini paylaşır ama üçü farklı kurulum ister.
- Oranı atlamak: En-boy oranı yazılmadığında 4:3 bir perdeye 16:9 içerik yansıtıldığında alt ve üstte boş kumaş kalır; bu teslimden sonra fark edilir.
- Montaj kalemini varsaymak: Yerinde montaj hizmeti verilmediği için belgeye kurulum kalemi yazılmaz; perde kargo ile gelir, destek telefonla verilir.
Bu üç hatanın ortak noktası, eksik bilginin teslimden sonra ortaya çıkmasıdır. Proforma aşamasında bir satır eklemek, teslimden sonra ürün değiştirmekten çok daha kolaydır.
Dördüncü bir hata da belgeyi tek kişinin okuyacağını varsaymaktır. Proforma genellikle en az üç masadan geçer: talebi yazan birim, teknik onayı veren kişi ve harcamayı onaylayan yönetici. Teknik onayı veren kişi ölçüye bakar, yönetici ise garanti ve teslim satırına bakar. Üç gözün tamamını tek sayfada karşılamak, belgenin masalar arasında dolaşma süresini kısaltır.
Özet: tek sayfada tartışmasız bir ürün tanımı
İyi bir proforma, onay veren kişinin perdeden hiç anlamadığı varsayımıyla yazılır. Model kodu, santimetre ölçüsü, inç köşegen, oran, adet, 5 yıl garanti ve teslim bilgisi aynı sayfada yer aldığında belge kendi kendini açıklar. Kataloğun 7 kategorisindeki perde modelleri net ölçülerle tanımlı olduğundan bu netliği sağlamak ek bir çaba gerektirmez.
Belgeyi hazırlatırken hangi odanın hangi modele denk geldiğinden emin olmak isterseniz, ölçü teyidi 0212 320 20 17 numarası üzerinden telefonla yapılabilir. Elinizdeki duvar ölçüsünü ve oda sayısını söyleyip model kodunu birlikte sabitlemek, proformanın ilk gidişinde onaylanmasını ve kurumun kendi kurulum takviminin bozulmamasını sağlar.
