Okul projeksiyon perdesi alımı için dört belge yeterlidir: kaşeli yazılı teklif, model ve ölçü bilgisini taşıyan ürün listesi, fatura ve kargo teslim belgesi. Peak kataloğu 31 ürün ile 7 kategoriye dağıldığı için belgelerde yalnızca "projeksiyon perdesi" yazmak kaydı kapatmaz; S100 200x200 cm (111 inç) biçiminde model kodu, santimetre ölçüsü ve köşegen inç değeri birlikte yer almalıdır. Garanti süresi 5 yıl olduğu için garanti kaydındaki model ve tarih bilgisinin faturayla örtüşmesi dosyanın en kritik kontrolüdür.
Okul projeksiyon perdesi alımı için toplanacak dört belge
Okul idaresinin dosyası iki soruyu aynı anda yanıtlamak zorundadır: hangi ürün alındı ve kim ne zaman teslim etti. Bu iki soruyu kapatan belgeler şunlardır:
- Yazılı teklif: Satıcı kaşesi ve imzası bulunan; model kodu, santimetre ölçüsü, kategori ve 5 yıl garanti bilgisini içeren belgedir.
- Ürün listesi: Birden fazla derslik için alım yapılıyorsa her dersliğin ölçüsü ve adedi ayrı satırda yazılır.
- Fatura: Teklifteki model kodunun aynısını taşımalıdır; "muhtelif perde" gibi genel bir ifade demirbaş kaydını zorlaştırır.
- Teslim belgesi: Kargo irsaliyesi veya teslim tutanağı; koli adedi ve teslim tarihi okunur olmalıdır.
Bu dört belge birbirine model kodu üzerinden bağlanır. Teklifte M120 yazıp faturada sadece 244x183 cm yazmak, irsaliyede ise "1 koli perde" ifadesiyle yetinmek dosyayı kendi içinde tutarsız bırakır. Üstelik 244x183 cm ölçü katalogda iki ayrı üründe geçer: M120 motorlu kumandalı model ve FF120 fast fold model. İkisi de 120 inç ve 4:3 olduğu için ölçü tek başına ürünü tanımlamaz; satın alma dosyasını sonradan inceleyen kişi üç belgede de aynı model kodunu görmek ister.
Belge setinde aranmaması gereken bir kalem de vardır: yerinde montaj hizmeti verilmediği için dosyada montaj ya da kurulum bedeli satırı bulunmaz. Ölçü alma ve kurulum sırası konusunda destek, 0212 320 20 17 numarası üzerinden telefon ve WhatsApp ile verilir.
Teklif yazısında yer alması gereken teknik bilgiler
Teklif, sonraki bütün belgelerin kaynağıdır; eksik yazılan bir satır faturaya ve garanti kaydına da eksik geçer. Teklifte bulunması gereken teknik alanlar ölçü, en-boy oranı, köşegen inç değeri, mekanizma tipi, kasa rengi ve adettir.
Mekanizma tipi tek başına bir satır hak eder, çünkü aynı inç değeri farklı kategorilerde karşımıza çıkar. 100 inç köşegen; storlu kategorideki S70 180x180 cm üründe, motorlu kategorideki M70 180x180 cm üründe, gergili kategorideki G100 220x124 cm üründe, portatif kategorideki T100 200x200 cm üründe ve zemin perdesi kategorisindeki F100 203x152 cm üründe birlikte geçer. Teklifte yalnızca "100 inç perde" yazıldığında beş ayrı ürün aynı tanımın içine girer.
Aynı mantık ters yönde de işler: santimetre ölçüsü de tek başına yeterli değildir. Katalogda 180x180 cm ölçü üç üründe bulunur; S70 ve M70 modelleri bu ölçüde 100 inç köşegen verirken, portatif T70 modeli aynı santimetre ölçüsünde 70 inç olarak listelenir. Bu nedenle teklif satırı model kodu, santimetre ve inç değerini birlikte taşımalıdır.
Kasa rengi de belgeye yazılır: katalogdaki storlu ve motorlu modeller beyaz kasa adlandırmasıyla listelenir ve bu bilgi ürün adının parçasıdır. Ürün adını kısaltmadan, katalogdaki haliyle yazmak sonradan çıkan "yanlış ürün geldi" tartışmasını baştan bitirir. Sınıf ve eğitim için projeksiyon perdesi sayfası, derslik ölçülerine uyan modelleri bir arada gösterdiği için teklif metnini hazırlarken ilk başvurulacak kaynaktır.
Ölçü ve inç değerini belgeye doğru geçirmek
Perde ölçüsü belgede santimetre, köşegen ise inç olarak yazılır ve bu iki birim birbirinin yerine kullanılamaz. Santimetre ölçüsü genişlik x yükseklik sırasıyla verilir; köşegen inç değeri ise bu iki ölçüden türeyen tek bir sayıdır.
Katalogdaki üç örnek ilişkiyi netleştirir: 234x132 cm perde 106 inç, 300x169 cm perde 136 inç, 400x300 cm perde ise 197 inçtir. Genişlik ve yükseklik birlikte değiştiğinde inç değeri de değişir; 400x300 cm ürünün belgeye "200 inç" olarak geçmesi kaydı yanlışlar.
Okul dosyasında en güvenli yöntem her satıra hem santimetreyi hem inci yazmaktır: "S100 200x200 cm (111 inç), 1:1 oran, storlu". Böylece yıllar sonra garanti başvurusu yapan kişi hangi ürünün alındığını tek satırdan okur.
Model ve kategori eşleşmesini tabloyla doğrulamak
Aşağıdaki tablo, okul alımlarında sık istenen ölçüleri katalogdaki gerçek model, inç ve kategori bilgisiyle eşler. Tablo, teklif ile fatura satırlarını yan yana karşılaştırmak için kullanılabilir.
| Model | Ölçü (cm) | Köşegen (inç) | En-boy oranı | Kategori |
|---|---|---|---|---|
| S100 | 200x200 | 111 | 1:1 | Storlu perde |
| S70 | 180x180 | 100 | 1:1 | Storlu perde |
| S120 | 240x200 | 123 | 6:5 | Storlu perde |
| M120 | 244x183 | 120 | 4:3 | Motorlu perde |
| T100 | 200x200 | 100 | 1:1 | Portatif perde |
Tablodaki her satır ayrı bir belge kararına karşılık gelir. S100 200x200 cm satırı 111 inç köşegen ve 1:1 oranla kareye yakın bir yüzey tanımlar; teklifte oran yazılmazsa bu ürün 4:3 bir modelle karışır. S70 180x180 cm satırı 100 inç köşegenle küçük dersliklere yazılır ve aynı inç değerini taşıyan diğer dört modelden yalnızca model kodu ile ayrılır. S120 240x200 cm satırı 123 inç ile tablodaki en geniş storlu seçenektir; aynı santimetre ölçüsü portatif T120 modelinde 120 inç olarak listelendiği için bu satırda model kodu özellikle kritiktir. M120 244x183 cm satırı 120 inç ve 4:3 oranla motorlu kategoriye geçer; bu satır için teklife kumanda bilgisinin de eklenmesi gerekir. T100 200x200 cm satırı ise 100 inç portatif üründür; S100 ile aynı santimetre ölçüsünü taşımasına karşın köşegeni 11 inç daha küçük listelendiği için iki satırın karıştırılmaması gerekir. Portatif ürün sabit bir mekâna bağlanmadığından demirbaş kaydında taşınabilir ekipman olarak izlenir.
Fatura ile garanti belgesinin birbirini tutması
Garanti süresi 5 yıldır. Bu süre içinde yapılacak her başvuruda istenen ilk belge faturadır; bu nedenle faturadaki tarih, model kodu ve adet, garanti kaydındaki bilgiyle birebir aynı olmalıdır.
Okullarda en sık görülen aksaklık, faturanın okul adına, garanti kaydının ise siparişi veren kişinin adına düşmesidir. Kurum adına alınan üründe her iki belgenin de kurum unvanını taşıması, yıllar sonra yapılacak başvuruda zaman kazandırır. Belgelerin taranmış hali tek klasörde tutulduğunda, beş yıl içinde değişen idare kadrosu bile dosyayı kolayca açar.
Teslim anında tutulacak kayıt
Türkiye geneline kargo ile gönderim yapıldığı için teslim anı belge zincirinin son halkasıdır. Koli teslim alınırken dış ambalajın ezik, yırtık ve ıslaklık kontrolü yapılır; sorun görülürse kargo görevlisi önünde tutanak düzenlenir.
Teslim kaydında koli adedi de yazılmalıdır. Aynı siparişte askı aparatı gibi bir aksesuar varsa koli sayısı artar; katalogdaki askı aparatı kategorisi 3 üründen oluşur ve bu ürünler faturada ayrı kalem olarak görünür. Bu kategoride tavana sabitlenen ayarlanabilir aparat, kumandalı asansörlü aparat ve cihaz sehpası yer alır; hangisinin istendiği teklifte ürün adıyla belirtilmelidir.
Birden fazla derslik için belge düzeni
Okul projeksiyon perdesi alımı birden fazla dersliği kapsıyorsa tek satırlık teklif yetmez. Her derslik için ayrı satır açılır: derslik adı, ölçü, model, adet. Böylece teslimde hangi kolinin hangi sınıfa gideceği baştan bellidir.
Karma alımda kategori farkı da belgede görünür olmalıdır. Storlu perdeler kategorisi elle çalışan 3 modelden oluşurken motorlu kategoride 7 model yer alır; bu iki grup farklı kullanım alışkanlığı gerektirir. Elektrik tesisatı bulunmayan dersliklerde storlu, kumandalı kullanım istenen salonlarda motorlu satır açmak dosyayı gerçekçi kılar.
Belge setinde en sık görülen hatalar
- Teklifte model kodu yazmamak, yalnızca inç değeri belirtmek.
- Faturada ölçüyü yazıp en-boy oranını atlamak.
- Garanti kaydını kurum yerine kişi adına düzenletmek.
- Kargo tutanağını teslimden günler sonra talep etmek.
- Dosyaya montaj hizmeti kalemi eklemek; böyle bir hizmet verilmediği için bu satır karşılıksız kalır.
Bu beş hatanın dördü teklif aşamasında, biri teslim aşamasında önlenir. Peak S100 200x200 cm çerçeveli ithal projeksiyon perdesi gibi ürün sayfalarındaki model ve ölçü bilgisini teklif metnine aynen kopyalamak, hataların çoğunu kaynağında bitirir.
Özet
Okul projeksiyon perdesi alımı, teklif-fatura-garanti-teslim zincirinin aynı model kodunu taşımasıyla sorunsuz kapanır. Ölçüyü santimetre, köşegeni inç olarak yazmak ve 234x132 cm için 106 inç, 400x300 cm için 197 inç gibi doğrulanmış değerleri kullanmak dosyayı her an incelenebilir durumda tutar.
Dosyayı tamamlarken akılda tutulması gereken şey sürenin uzunluğudur: 5 yıllık garanti boyunca başvurunun dayanağı fatura olduğundan, dört belgenin tek klasörde saklanması perdeyi kullanan öğretmenden sonra gelen idareye de aynı bilgiyi eksiksiz devreder.
