Okul aile birliği projeksiyon perdesi alımında fatura, bedeli kendi hesabından ödeyen tüzel kişi adına kesilir; veliler bağışı birlik hesabına yatırdıysa fatura okul aile birliğinin unvanına düzenlenir. Okul, ödemeyi kendi bütçesinden yapmadığı sürece faturanın muhatabı olmaz. Sipariş formuna birliğin unvanı, adresi ve vergi kimlik numarasının yanına seçilen modelin kodu ile ölçüsü de yazılır: örneğin Peak S100, 200x200 cm, 111 inç, 1:1 oran.
Faturanın Muhatabını Belirleyen Tek Soru
Fatura, malı teslim alan ve bedelini ödeyen kişi ya da kurum adına düzenlenir. Bu yüzden okulda toplanan bağışla perde alınırken yanıtlanması gereken soru "bağışı kim yaptı" değil, "ödemeyi hangi hesaptan yaptık" sorusudur. Para okul aile birliğinin banka hesabından çıktıysa fatura birlik unvanına, okulun kurum hesabından çıktıysa okul adına kesilir.
Uygulamada en sık karışıklık, bağışı toplayan bir velinin kendi kredi kartıyla ödeme yapmasıyla ortaya çıkar. Bu durumda satıcı açısından alıcı o velidir ve fatura ona düzenlenir; perdenin sonradan kuruma kazandırılması ise ayrı bir işlemdir. Karışıklığı önlemenin en basit yolu, ödemeyi baştan birliğin kendi hesabından yapmaktır.
Sipariş aşamasında unvan ile vergi kimlik numarasının birbirine uyması şarttır. Eksik ya da yanlış yazılmış bir unvan, teslimattan sonra fatura düzeltme talebi doğurur ve bu da bağış dosyasının kapanmasını geciktirir. Peak markalı perdelerde satıcı, Kağıthane İstanbul'daki mağazasından Türkiye geneline kargo gönderen Peak Elektronik'tir.
Okul Aile Birliği Projeksiyon Perdesi Siparişinde Toplanacak Bilgiler
Sipariş öncesinde tek bir sayfada toplanan bilgi, hem faturanın doğru kesilmesini hem de perdenin doğru adrese ulaşmasını sağlar. Aşağıdaki başlıkları birlik yönetim kurulu toplantısında yazılı hale getirmek, sonradan telefonla düzeltme uğraşını tamamen ortadan kaldırır.
- Birliğin tam unvanı: Okul adının kısaltılmış hali değil, birliğin resmî yazışmalarda kullandığı unvanı yazılır. Faturadaki unvan, birlik karar defterindeki unvanla aynı olmalıdır.
- Vergi kimlik numarası ve vergi dairesi: Tüzel kişi adına kesilecek faturada bu iki alan zorunludur ve birlik kayıtlarından teyit edilir.
- Teslimat adresi: Okulun açık adresinin yanına blok, kat ve teslim alacak kişinin adı eklenir. Kargo, perdeyi okul girişine teslim eder.
- Yetkili kişi ve telefon: Teslimat sırasında ulaşılabilecek tek bir kişi belirlemek, tatil ve yarıyıl dönemlerinde zaman kaybını önler.
- Model kodu ve ölçü: Yalnızca "100 inç perde" yazmak yeterli değildir; S70 ile T70 aynı 180x180 cm ölçüde olmasına karşın katalogda farklı köşegen değerleriyle listelenir.
Bu beş satır tamamlandığında sipariş, birliğin karar metniyle birebir aynı içeriğe sahip olur. Okul aile birliği projeksiyon perdesi dosyasında karar, fatura ve teslim kaydının aynı modeli göstermesi, denetimde sorulacak soruların çoğunu baştan yanıtlar.
Bağış Yapan Velinin Adına Fatura Kesilebilir mi?
Kesilebilir; ancak bu durumda alıcı veli olur. Veli kendi adına kestirdiği faturayla perdeyi satın alır, sonra ürünü okula bağışlar. Bu yol bazı okullarda tercih edilir, çünkü bağış tek bir veliden gelir ve birlik hesabı hiç hareket görmez.
Buna karşılık iki ayrı kayıt oluşur: velinin satın alma faturası ve okulun bağış kabul kaydı. Birlik hesabından ödeme yapıldığında ise tek bir fatura tüm süreci kapsar. Çok sayıda veliden küçük tutarlarda bağış toplanıyorsa birlik hesabı üzerinden ödeme yapmak, kayıt sayısını azaltan yöntemdir.
Üçüncü bir yol, bağışın nakit olarak birliğe yapılıp satın almanın birlik tarafından yapılmasıdır. Bu yöntemde veli bağış makbuzunu alır, perdenin faturası ise birlik unvanına kesilir ve iki belge birbirinden bağımsız durur. Çok velili bağışlarda en az itiraz üreten düzen budur.
Sınıf Ölçüsüne Göre Model Seçimi
Birliğin karar metnine yazılacak model, sınıfın genişliğine ve tahta düzenine göre belirlenir. Katalogdaki storlu perdeler kategorisi üç ölçüden oluşur ve üçü de beyaz kasalı çerçeveli yapıdadır; tripod modeller ise sınıflar arasında taşınabilir.
| Model | Ölçü (cm) | Köşegen (inç) | Oran | Kategori |
|---|---|---|---|---|
| Peak S70 | 180x180 | 100 | 1:1 | Storlu Perde |
| Peak S100 | 200x200 | 111 | 1:1 | Storlu Perde |
| Peak S120 | 240x200 | 123 | 6:5 | Storlu Perde |
| Peak T70 | 180x180 | 70 | 1:1 | Portatif/Tripod Perde |
| Peak T100 | 200x200 | 100 | 1:1 | Portatif/Tripod Perde |
Tablodaki Peak S70, 180x180 cm ölçüsüyle 100 inç köşegen verir; 1:1 oranı nedeniyle yatay içerik gösterildiğinde alt ve üstte kenar boşluğu kalır ve dar sınıflarda ilk bakılan modeldir. Peak S100, 200x200 cm ile 111 inç köşegene çıkar ve tahtanın yanına konumlanan düzenlerde ek genişlik sağlar. Peak S120 ise 240x200 cm ölçüsüyle 123 inç köşegene ulaşır; 6:5 oranıyla listedeki en geniş kasalı seçenektir. Peak T70 aynı 180x180 cm ölçüyü taşır ama katalogda 70 inç olarak listelenir; bu fark, karar metnine yalnızca santim yazıldığında yanlış ürün sipariş edilmesinin başlıca nedenidir. Peak T100 ise 200x200 cm ve 100 inç değerleriyle, tek bir perdeyi birden fazla sınıfta kullanmak isteyen okullar için üçayaklı alternatifi oluşturur.
Ölçü seçiminde ikinci adım, projeksiyon cihazının bulunduğu mesafedir. Cihaz sabit bir askıda değilse ve sınıfta masa üzerinden kullanılıyorsa, geniş köşegen yerine sınıfın oturma düzenine uyan ölçü daha iyi sonuç verir. Storlu perdeler kategorisindeki üç ölçü, bu kararı üç net seçeneğe indirir.
Kredi Kartı ve Havale Arasında Seçim
Birlik hesabından yapılan ödemelerde havale, hesap hareketini doğrudan belgelediği için kayıt açısından en temiz yoldur. Banka dekontu, fatura ve birlik karar defteri aynı tutarı gösterdiğinde bağış dosyası kendi içinde tutarlı olur.
Kredi kartı, birliğin kurumsal kartı varsa aynı işlevi görür. Bireysel bir kart kullanıldığında ise ödeme kartın sahibine ait kabul edilir ve fatura muhatabı da değişebilir. Ödeme yönteminin faturadaki unvanı belirlediğini sipariş öncesinde not etmek, sonradan düzeltme ihtiyacını ortadan kaldırır.
Hangi yöntem seçilirse seçilsin, ödemeyi yapan hesabın birliğin karar metninde yazılı olması gerekir. Karar metni ile hesap hareketi aynı tarafı gösterdiğinde dosya kendi içinde kapanır; farklı tarafları gösterdiğinde ise denetimde ek açıklama istenir ve bu açıklamayı sonradan hazırlamak çok daha zahmetlidir.
Teslimat ve Teslim Tutanağı
Perde, Türkiye geneline kargo ile gönderilir ve okul girişinde teslim alınır. Yerinde montaj hizmeti verilmediği için duvara ya da tavana sabitleme işini okulun teknik personeli veya birliğin anlaştığı usta yapar; ölçü ve kurulum sorularında telefonla danışmanlık alınabilir.
Teslim alındığında kolinin üzerindeki model bilgisinin siparişteki modelle aynı olduğu kontrol edilir ve kısa bir teslim tutanağı imzalanır. Tutanakta tarih, modelin kodu, ölçüsü ve teslim alan kişinin adı bulunması yeterlidir; bu tek sayfa, demirbaş kaydının dayanağı olur. Peak markalı perdelerde 5 yıl garanti sunulur ve soru halinde 0212 320 20 17 numarasından destek istenebilir.
Bağıştan Demirbaşa Giden Yol
Perde okula teslim edildikten sonra bağış, kurum kayıtlarına girmekle tamamlanır. Birlik tarafından satın alınan ürünün okula bağışlandığına dair bir karar ve teslim yazısı hazırlanır; bu yazıya faturanın bir kopyası eklenir.
Kayıt sırasında ürünün adı yerine model kodunun yazılması, sonraki yıllarda sayım yapan kişinin işini kolaylaştırır. "Projeksiyon perdesi" ifadesi tek başına hangi ölçüyü tanımladığını göstermez; "Peak S120, 240x200 cm, 123 inç" ifadesi ise tek satırda tanımlar. Sınıf düzenine uygun ölçü seçimini ayrıntılı değerlendirmek isteyenler sınıf ve eğitim kurumları için projeksiyon perdesi sayfasındaki ölçü karşılaştırmalarına bakabilir.
Dosyayı Kapatmadan Önce Bakılacak Dört Satır
Bağış dosyası, dört satırın birbirini doğruladığı anda kapanır: birlik kararındaki model kodu, faturadaki unvan, teslim tutanağındaki ölçü ve demirbaş kaydındaki köşegen. Bu dördü aynı ürünü gösteriyorsa, aradan yıllar geçtikten sonra yapılan bir sayımda bile hangi perdenin hangi bağışla alındığı tek bakışta anlaşılır.
Yanlış giden işlerin neredeyse tamamı, bu satırlardan birinin eksik yazılmasından kaynaklanır. Siparişi vermeden önce beş dakika ayırıp model kodunu, santim ölçüsünü ve inç değerini yan yana yazmak, okul aile birliği projeksiyon perdesi alımında sonradan ortaya çıkan her düzeltme işini gereksiz kılar.
