Evet, perde alımında numune istenebilir: ihalede numune ve katalog istenmesi, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 43. maddesine dayanır. Madde, teklif edilen malın teknik şartnamedeki kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgileri içeren katalog, şartnameye cevap niteliğindeki doküman ve fotoğraf istenmesine imkan tanır. Talebin geçerli olması için numunenin hangi özellikler yönünden değerlendirileceğinin ihale dokümanında önceden yazılı olması gerekir; perde kaleminde bu özellikler üç başlıkta toplanır: kumaş yüzeyi, kasa yapısı ve açma kapama mekanizması.
Mevzuatta ihalede numune ve katalog istenmesi neye dayanır?
Dayanak, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 43. maddesidir. Madde, teklif edilen malın teknik kriterlere uygunluğunun belirlenmesi amacıyla numune, katalog, şartnameye cevap niteliğindeki doküman ve fotoğraf istenebileceğini düzenler. Bu belgeler bir mali veya mesleki yeterlik ölçütü olarak değil, teklifin teknik uygunluğunu göstermek üzere talep edilir.
Talebin idarenin takdirinde olması, çerçevesiz kullanılabileceği anlamına gelmez. Hangi belgenin isteneceği, numunenin ne zaman ve nasıl sunulacağı ve değerlendirmenin hangi özellikler üzerinden yapılacağı dokümanda yer almak zorundadır. Dokümanda karşılığı bulunmayan bir talep, teklif değerlendirmesinde dayanaksız kalır.
İdarece teslim alınan numunenin tutanakla kayda geçirilmesi de aynı maddenin pratik sonucudur. Tutanak, hem isteklinin hem idarenin sonraki aşamalarda aynı fiziksel ürüne atıf yapmasını sağlar ve iade sürecinin dayanağını oluşturur.
Değerlendirme ölçütleri önceden yazılmalıdır
Numune istemenin en kritik koşulu, neye bakılacağının baştan belli olmasıdır. "Numune istenecektir" cümlesi tek başına yeterli değildir; numunenin hangi özellikleri yönünden inceleneceği madde madde yazılır. Aksi halde değerlendirme, sonradan belirlenen ölçütlere dayandığı gerekçesiyle itiraza açılır.
Perde kaleminde yazılacak ölçütler fiziksel olarak gözlenebilir nitelikler olmalıdır. Kasanın montaj yapısı, mekanizmanın kumandayla çalışması ve kumaş kenarının dikiş biçimi numune üzerinde doğrulanabilir; laboratuvar ölçümü gerektiren nitelikler ise numune incelemesine uygun düşmez.
Ölçütlerin sayısı da sınırlı tutulmalıdır. Onlarca başlık yazmak incelemeyi uzatmanın ötesinde her başlık için ayrı bir tartışma alanı açar; kalemin ayırt edici üç veya dört niteliğini yazmak çoğu durumda yeterlidir.
Perde numunesinde neye bakılır?
İlk başlık kumaş yüzeyidir: numunede yüzeyin düzlüğü, kenar dikişinin sağlamlığı ve kumaşın açılıp kapanırken kırışma bırakmaması gözlenir. Bunlar fiziksel incelemeyle görülebilen niteliklerdir ve şartnamede bu biçimde yazıldıklarında değerlendirme tartışmasız yürür.
İkinci başlık kasa yapısıdır. Kasanın tavana veya duvara montaja uygunluğu, bağlantı noktalarının konumu ve kasa ile görüntü alanı arasındaki boşluk numune üzerinde ölçülebilir. Storlu perdeler kategorisindeki üç model bu yönden iyi bir örnektir: S70 180x180 cm ve 100 inç, S100 200x200 cm ve 111 inç, S120 240x200 cm ve 123 inçtir; ilk ikisi 1:1, üçüncüsü 6:5 orandadır.
Üçüncü başlık mekanizmadır. Motorlu bir kalemde kumandanın açma, kapama ve durdurma işlevleri numune üzerinde denenebilir; elle açılan bir kalemde ise kilit mekanizmasının tuttuğu kontrol edilir. Mekanizma incelemesi, kaleme yazılan çalışma biçiminin gerçekten karşılandığını gösteren en doğrudan testtir.
Numune bir yeterlik ölçütü değil, uygunluk belgesidir
İhalede numune ve katalog istenmesi, isteklinin mesleki kapasitesini değil teklif ettiği ürünün şartnameye uygunluğunu göstermeye hizmet eder. Bu ayrım pratikte önemlidir: numune eksikliği ile numunenin şartnameye aykırılığı aynı sonucu doğurmaz ve dokümanda ikisinin ayrı ayrı düzenlenmesi gerekir.
Ayrım, ölçütlerin yazımına da yansır. Uygunluk belgesi olarak istenen numunede aranan şey, kaleme yazılmış niteliklerin fiziksel karşılığıdır; kaleme yazılmamış bir niteliğin numunede bulunmaması bir eksiklik sayılamaz.
Bu nedenle numune başlıkları ile teknik şartname maddeleri birebir eşleşmelidir. Şartnamede ölçü, köşegen, oran ve çalışma biçimi yazılıyorsa, numune incelemesi de bu maddelere karşılık gelen başlıklar üzerinden yürütülür.
Katalog ve teknik doküman hangi veriyi taşımalı?
Katalogda aranacak asgari veri dört kalemdir: santimetre cinsinden görüntü alanı, inç cinsinden köşegen, en-boy oranı ve çalışma biçimi. Bu dördünü taşımayan bir katalog, teklifin teknik şartnameye uygunluğunu göstermeye yetmez.
Model kodunun tek başına doğrulayıcı sayılmaması gerekir. Katalogda M100 kodu 100 sayısını taşır, ancak bu modelin köşegeni 98 inç ve ölçüsü 200x150 cm'dir. Benzer biçimde M150 modelinin ürün adresi m120 ile başlar; adres ile model kodu arasındaki bu fark, kodun değil ölçünün esas alınması gerektiğini gösterir.
Ölçü karşılıklarının nasıl okunacağı konusunda tereddüt varsa projeksiyon perdesi seçim rehberi sayfasındaki santimetre ve inç eşleştirmeleri, katalog incelemesinde kontrol listesi olarak kullanılabilir.
Numune istemek her kalemde pratik değildir
Numune talebi, ürünün fiziksel boyutuyla doğrudan ilişkilidir. Katalogdaki en büyük iki model 400x300 cm ve 197 inç olan M200 ile 406x305 cm ve 200 inç olan FF200'dür; bu ölçüde bir perdenin numune olarak idareye getirilmesi ve açılarak incelenmesi çoğu mekanda uygulanabilir değildir.
Küçük ölçülerde durum tersine döner. 180x180 cm ve 100 inç olan S70 ya da 180x102 cm ve 81 inç olan G81 gibi modeller fiziksel olarak taşınabilir büyüklüktedir ve numune incelemesi gerçekçi biçimde yapılabilir.
Büyük ölçülü kalemlerde makul yol, numune yerine katalog, teknik doküman ve fotoğraf istemektir. Çok kalemli alımlarda da aynı mantık geçerlidir; sınıf ve eğitim projeksiyon perdesi sayfasındaki ölçü kademeleri, hangi kalemde numunenin fiziksel olarak mümkün olduğunu önceden görmeye yardımcı olur.
Üç belge türünün karşılaştırması
| Belge türü | Neyi gösterir | Şartnameye yazılması gereken |
|---|---|---|
| Numune | Kumaş, kasa ve mekanizmanın fiziksel durumu | İnceleme başlıkları, sunum zamanı ve teslim biçimi |
| Katalog | Ölçü, köşegen, oran ve çalışma biçimi verileri | Hangi verilerin bulunmasının zorunlu olduğu |
| Fotoğraf | Kasa görünümü ve montaj yapısı | Hangi açılardan ve hangi parçaların görüntüleneceği |
İlk satır numuneyi gösterir: numune yalnızca fiziksel olarak gözlenebilen nitelikleri kanıtlar, bu nedenle şartnamede inceleme başlıklarının, sunum zamanının ve teslim biçiminin birlikte yazılması gerekir. İkinci satırdaki katalog, ölçü ve köşegen gibi sayısal verileri belgeler; burada şartnamenin görevi hangi verilerin aranacağını önceden saymaktır, çünkü eksik veri taşıyan bir katalog uygunluk göstermez. Üçüncü satırdaki fotoğraf, kasa görünümü ve montaj yapısı gibi biçimsel niteliklerde işe yarar; fotoğrafın hangi açılardan ve hangi parçaları kapsayacak biçimde istendiği yazılmazsa gelen görüntüler karşılaştırılamaz.
Üç satır birlikte okunduğunda şu ilke çıkar: her belge türü farklı bir nitelik sınıfını kanıtlar ve hiçbiri diğerinin yerine geçmez. Kalemin ayırt edici niteliği hangi sınıfa giriyorsa, istenecek belge de ona göre seçilir.
Şartnameye yazılacak beş maddelik kontrol listesi
- Belge türü: Numune, katalog ve fotoğraftan hangilerinin isteneceği tek tek yazılır.
- İnceleme başlıkları: Numunenin hangi özellikler yönünden değerlendirileceği madde madde sayılır.
- Sunum zamanı ve biçimi: Numunenin ne zaman, nereye ve nasıl teslim edileceği belirtilir.
- Katalogda aranan veriler: Santimetre ölçüsü, inç köşegen, oran ve çalışma biçiminin katalogda bulunması şartı yazılır.
- Tutanak ve iade: Teslim alınan numunenin tutanakla kayda geçirileceği ve sonrasında nasıl işlem göreceği açıklanır.
Beş maddenin tamamı ihale dokümanında yazılı olduğunda belge talebi hem istekli hem idare için öngörülebilir hale gelir. Listenin ikinci maddesi en çok atlanan ve en çok itiraza yol açan maddedir; inceleme başlıkları sonradan belirlendiğinde değerlendirmenin dayanağı tartışmaya açılır.
Belge talebini itiraza kapalı hale getirmek
Perde alımında ihalede numune ve katalog istenmesi, doğru yazıldığında idarenin elini güçlendiren bir araçtır. Belirleyici olan talebin varlığı değil talebin çerçevesidir: hangi belge, hangi nitelik için ve hangi başlıklar üzerinden isteniyor. Bu üç soru dokümanda cevaplanmışsa değerlendirme aşamasında tartışılacak bir boşluk kalmaz.
Kalem yazımı sırasında katalog verisini doğrulamak isteyen idareler için ürün sayfaları ölçü, köşegen ve oran bilgisini birlikte yayımlar; aynı bilgiler 0212 320 20 17 hattından telefonla veya WhatsApp üzerinden de alınabilir. Kağıthane'deki mağazada ürünler yerinde incelenebilir, gönderiler Türkiye geneline kargoyla yapılır ve Peak ürünleri 5 yıl garantilidir; yerinde montaj hizmeti verilmez, kurulum yalnızca telefonla anlatılır.
