Kamu kurumları doğrudan temin yöntemiyle perde alırken beş aşama izler: ihtiyacın ölçüyle tanımlanması, piyasa araştırması, tekliflerin karşılaştırılması, siparişin onaylanması ve muayene-kabul. Doğrudan temin projeksiyon perdesi alımında ihtiyaç satırı kategori adıyla değil model kodu ve santimetre ölçüsüyle yazılır; örneğin 305x229 cm (150 inç, 4:3) biçiminde. Peak kataloğu 31 ürünü 7 kategoriye dağıttığı için tek bir inç değeri birden fazla modele karşılık gelebilir ve bu da teklifleri karşılaştırılamaz hale getirir.
Doğrudan temin projeksiyon perdesi alımı hangi aşamalardan geçer
Doğrudan temin, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 22. maddesinde tanımlanan ve ilan zorunluluğu bulunmayan bir alım yöntemidir. Yöntemin kolaylığı, kayıt tutma disiplinini ortadan kaldırmaz: her aşamada yazılı bir çıktı üretilir ve bu çıktılar dosyayı oluşturur.
Perde özelinde aşamalar şöyle ilerler. İlk olarak mekân ölçülür ve ihtiyaç adet-ölçü-oran üçlüsüyle yazılır. Ardından piyasa araştırması yapılır ve yazılı teklifler toplanır. Teklifler teknik olarak eşlenir, uygun olan seçilir ve gerekçesi tutanağa geçirilir. Sipariş onaylanır, ürün kargoyla kuruma ulaşır ve son aşamada muayene-kabul yapılır.
Parasal sınırlar her yıl Resmî Gazete'de güncellendiği için tutar eşiği kurumun mali işler birimiyle teyit edilmelidir. Teknik tarafta ise sınır değişmez: ölçü ve model bilgisi yazılı olmadan karşılaştırma yapılamaz.
İhtiyacı ölçüyle tanımlamak: santimetre, inç ve oran
İhtiyaç tanımı, bütün sürecin dayanağıdır. Üç bilgi aynı satırda yer alır: genişlik x yükseklik santimetre, köşegen inç ve en-boy oranı. Katalogdaki doğrulanmış örnekler bu üçlüyü gösterir: 234x132 cm perde 106 inç ve 16:9, 300x169 cm perde 136 inç ve 16:9, 400x300 cm perde 197 inç ve 4:3 değerlerini taşır.
Tanım yalnızca inç üzerinden yapılırsa süreç tıkanır. Örneğin 100 inç köşegen, katalogda dört ayrı santimetre ölçüsüne karşılık gelir: 180x180 cm (1:1), 200x200 cm (1:1), 203x152 cm (4:3) ve 220x124 cm (16:9). Dört perde de 100 inç olduğu halde kaplayacakları duvar alanı ve yükseklikleri birbirinden farklıdır.
Oran bilgisi de ihtiyaç satırına yazılır, çünkü kurumun kullandığı cihazın görüntü oranı perdeye uymazsa görüntü kumaş alanının dışına taşar ya da kumaşın bir bölümü boş kalır. Bu nedenle ihtiyaç satırı en az "265x150 cm, 120 inç, 16:9, motorlu gergili" ayrıntısında olmalıdır.
Piyasa araştırmasında kaç teklif toplanır
Doğrudan temin projeksiyon perdesi alımında en yaygın uygulama en az üç satıcıdan yazılı teklif toplamaktır. Üç teklif, hem karşılaştırma tabanı oluşturur hem de piyasa araştırmasının yapıldığını belgeler.
Tekliflerin karşılaştırılabilir olması için talep yazısının aynı metinle gönderilmesi gerekir. Aynı metin gitmediğinde bir satıcı M120 244x183 cm (120 inç, 4:3), diğeri S120 240x200 cm (123 inç, 6:5) teklif eder. Köşegen farkı yalnızca 3 inç görünse de ikinci üründe yükseklik 17 cm fazla, genişlik 4 cm azdır; iki teklif aynı tabloya yazılamaz.
Teklif talebine garanti maddesinin de eklenmesi gerekir. Peak ürünlerinde garanti 5 yıldır; teklifte garanti süresi yazılı değilse karşılaştırma tablosunda bu kalem boş kalır.
Teklif talebine teslim adresinin ve varsa istenen teslim haftasının yazılması da karşılaştırmayı kolaylaştırır. Kargoyla gönderilen bir üründe teslim süresi ürünün bulunabilirliğine göre değişebildiği için bu bilgi teklifte yazılı olarak istenir ve sözlü beyanla yetinilmez.
Aşama aşama hangi kayıt tutulur
Aşağıdaki tablo, her aşamada üretilen kaydı ve perde alımına özgü kontrolü bir arada verir.
| Aşama | Üretilen kayıt | Perdeye özgü kontrol |
|---|---|---|
| İhtiyaç tanımı | İhtiyaç yazısı | Santimetre, inç ve oran birlikte yazıldı mı |
| Piyasa araştırması | Yazılı teklifler | Teklifler aynı model ve ölçü üzerinden mi |
| Teklif değerlendirme | Değerlendirme tutanağı | Mekanizma tipi ve garanti süresi eşlendi mi |
| Sipariş ve onay | Sipariş onayı, proforma | Model kodu ve adet teklifle aynı mı |
| Muayene-kabul | Kabul tutanağı, fatura | Koli adedi ve ambalaj durumu kayda geçti mi |
Tablonun satırları birbirini denetler. İhtiyaç tanımı satırında üç birim eksiksiz yazılmazsa sonraki dört aşama baştan hatalı ilerler. Piyasa araştırması satırında teklifler farklı ölçülerden geliyorsa karşılaştırma yapılamaz ve araştırma tekrarlanır. Teklif değerlendirme satırında motorlu ile storlu bir ürünü aynı sütunda değerlendirmek yanlış sonuç verir; iki kategori farklı kullanım biçimi sunar. Sipariş ve onay satırında model kodunun teklifle aynı olması, teslim sonrası itirazın önünü keser. Muayene-kabul satırında koli adedi yazılmazsa aksesuar eksikliği sonradan kanıtlanamaz.
Mekâna göre kategori seçimi
Kurumun mekânı, hangi kategoriden teklif isteneceğini belirler. Dersliklerde elle çalışan storlu modeller ve sabit kullanım yaygındır; sınıf ve eğitim projeksiyon perdesi seçenekleri arasında S70 180x180 cm (100 inç) ile S120 240x200 cm (123 inç) aralığı derslik derinliğine uyar.
Toplantı odalarında kumandalı kullanım öne çıkar. Toplantı odası projeksiyon perdesi tarafında 244x183 cm (120 inç) ve 305x229 cm (150 inç) ölçüler, masanın en uzak ucundan okunabilir bir yüzey bırakır.
Çok amaçlı salonlarda ölçü büyür: katalogdaki en büyük motorlu perde M200, 400x300 cm ile 197 inçtir. Bu ölçüde duvar genişliği 4 metrenin üzerinde olmalıdır; ihtiyaç yazısına duvar genişliğinin de not edilmesi, teklif aşamasında yanlış ölçü gelmesini engeller.
Garanti ve satış sonrası desteğin kayda geçmesi
Garanti süresi 5 yıldır. Kurum dosyasında garanti kaydının kurum unvanıyla düzenlenmesi ve faturayla aynı klasörde tutulması, yıllar sonra personel değişse bile başvurunun belgeli ilerlemesini sağlar.
Satış sonrası desteğin biçimi de yazılı olmalıdır. Yerinde montaj hizmeti verilmemektedir; ölçü ve kurulum sırası konusunda destek 0212 320 20 17 numarası üzerinden telefonla ve WhatsApp ile sağlanır. Bu ayrımın tutanağa geçmesi, kabul aşamasında "montaj yapılmadı" itirazını baştan ortadan kaldırır.
Teslim, muayene ve kabul
Ürün Kağıthane/İstanbul mağazası üzerinden Türkiye geneline kargoyla gönderilir. Muayene-kabul komisyonu koliyi açarken üç şeye bakar: ürün adı faturayla aynı mı, ölçü teklifle aynı mı, ambalajda darbe izi var mı.
Ölçü kontrolü kumaş açılarak değil, kasa uzunluğu ve ürün etiketi üzerinden yapılabilir. Bir sorun görülürse tutanak teslim günü düzenlenir; kabul tutanağının tarihi ile kargo teslim tarihi arasındaki açıklığın küçük tutulması, itirazın belgeli ilerlemesini sağlar.
Kabul aşamasında bir kalem daha kontrol edilir: aksesuar. Katalogda askı aparatı kategorisi 3 üründen oluşur; ayarlanabilir tavan askı aparatı, kumandalı asansörlü aparat ve cihaz sehpası bu kategoridedir ve perdeden ayrı kalem olarak faturalanır. Sipariş yazısında aksesuar varsa, kabul tutanağında perde ve aksesuar ayrı satır olarak sayılır.
Doğrudan teminde sık karşılaşılan tıkanmalar
- İhtiyaç yazısında yalnızca inç yazılması; aynı inç değerinin birden fazla ölçüye karşılık gelmesi.
- Farklı satıcılara farklı metinle teklif istenmesi.
- Mekanizma tipinin belirtilmemesi; motorlu ile storlu tekliflerin aynı sütunda değerlendirilmesi.
- Teklife garanti süresinin yazılmaması.
- İhtiyaç yazısına montaj hizmeti kalemi eklenmesi; bu hizmet verilmediği için teklifler o satırı boş döner.
Beş tıkanmanın tamamı, ihtiyaç yazısının tek sayfada ve eksiksiz hazırlanmasıyla çözülür. Kurumun ölçü, oran, adet ve kategori bilgisini netleştirmesi, teklif toplama süresini de kısaltır.
Sonuç
Doğrudan temin projeksiyon perdesi alımında belirleyici olan yöntemin kendisi değil, ihtiyaç yazısının teknik netliğidir. Santimetre, inç ve oranı aynı satıra yazan bir kurum, üç satıcıdan gelen teklifi yan yana koyup aynı ürünü karşılaştırabilir.
Kayıtların tarih sırasını korumak da en az teknik ayrıntı kadar iş görür. İhtiyaç yazısı, teklifler, değerlendirme tutanağı, sipariş onayı ve kabul tutanağı aynı sırayla dosyalandığında, beş yıllık garanti süresi boyunca gelen her soru tek klasörden yanıtlanır; ikinci bir alım gerektiğinde de ölçü formu hazır bekler.
